Audit(英文契約書用語の弁護士による解説)

英文契約書の作成,チェック(レビュー/審査),翻訳(英訳/和訳),修正の依頼を受ける際によく受ける相談・質問に,Auditがあります。

これは,英文契約書で使用される場合,通常,「監査する」という意味で使用されます。

このauditは,英文契約書で頻出する用語の一つです。

当事者や,会計士などの専門家が,何かを調査したり,監査したりするということを規定するときにこのauditという用語がよく登場します。

典型的な使用例としては,代理店契約(Agency Agreement)における使用例が挙げられます。

代理店契約(Agency Agreement)では,コミッション(commission)と呼ばれる報酬が定められます。

これは,代理店(Agent)が,サプライヤーに代わって,特定の商圏において営業活動を行い,商品を顧客に販売した際の売上の一部を報酬として,サプライヤーから代理店(Agent)に支払われる報酬のことです。

代理店契約(Agency Agreement)では,代理店(Agent)は,自ら商品を仕入れません。

商品を仕入れずに,あくまでサプライヤーに代わって,営業活動をし,顧客が商品を購入するとなった場合,サプライヤーが直接顧客に商品を販売します。

そして,サプライヤーは,代理店(Agent)から紹介を受けた顧客に商品を売った場合には,その売上の一部をコミッションとして代理店(Agent)に支払うということになります。

代理店(Agent)がサプライヤーに紹介した顧客が継続的に商品を購入することもあります。

ところが,前述したとおり,商品を顧客に販売するのは,あくまでサプライヤーですので,サプライヤーが当該顧客に商品をどのくらい販売して,売上がいくらになったのかは,代理店(Agent)は知りえないということがあります。

この場合,代理店(Agent)としては,サプライヤーがきちんと正直に自分が紹介した顧客に対する売上を集計し,それに見合ったコミッションを正しく支払っているのか,チェックしたいと考えることがあります。

チェックする方法はいくつかあるのですが,そのうちの一つが,auditするというものです。

毎月サプライヤーに売上について報告させ,代理店(Agent)が売上報告に疑義があると感じた要な場合は,サプライヤーが保管する請求書・領収書や帳簿などを見せてもらい,それをチェックして売上やコミッションの額が正しいかを調べるという方法です。

この調査・監査のことを,英文契約書では,auditという用語で表すことがあります。

他にも,専門家である公認会計士が株式等の財産の評価をするために,一定の記録を調査・監査するという内容を英文契約書で定めることもありますが,そのときもauditという英文契約書用語が使用されます。

このような調査・監査については,これらを受ける側からすれば負担が大きい義務であることがあります。

そのため,調査・監査の実施方法や実施時期などについては,事前に話し合い,英文契約書できちんと合意しておくことが大切です。

その他,製造委託契約書(Manufacturing and Supply Agreement)でもAuditという用語が登場することがあります。

ある製品の製造を委託する委託者としては,工場などが委託者が要求する水準の製品を製造するのに適しているかどうか,技術力,衛生面や安全面,法令適合性など現場チェックをしたいと考えることがあります。

こうした場合に,委託者が受託者の工場を監査できる(Audit)という権利を契約書に記載することがあります。

反対に,監査を受ける側からすると,突然監査を要求されるとなると業務に支障をきたすことがありえます。

そのため,通常,契約書には,監査することができる権利を定めるとともに,一定期間猶予を設けて事前に通知する義務を監査者に課したり,さらに監査を受ける側の承諾が必要と定めたりすることがあります。

監査する側からすると相手方の承諾が必要とされてしまうと,拒否されてしまえば結局監査できないということになるので,実効性の点で問題があります。

この点をケアするために,相手方は合理的な理由なく監査を拒否できないという但書を入れることもあります。

そもそも監査権限は,どれだけ実効性があるか,監査したところでどこまで対策が取れるのかなどについて疑問がある場合もあります。

ただ,定めておかないと要求できないということになりますし,不正に対する抑止力として一定の効果があることもありますので,大切な条項の一つといえるでしょう。

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